LA FORMA PRÁCTICA DE PLANEAR

Introducción.

EN EL MOVIMIENTO DE CURSILLOS

Bernardo Cantú Flores, México

Hace tiempo escribí un tema que se llamó “Planeación: una herramienta útil para el MCC”.

Algunos Dirigentes que lo leyeron me comentaron que al tema le había faltado hacerlo más práctico y si es posible con algunas experiencias.

El problema que se presenta al hacerlo así, les comentaba, es que el Movimiento de Cursillos está para sugerir líneas y conceptos generales para que ellos (los Dirigentes o miembros del Secretariado) se formaran su criterio y en especial que discernieran y sacaran sus conclusiones.

Mis argumentos no fueron muy bien aceptados y finalmente me comprometí a hacer más extenso y práctico este tema de planeación, con riesgo de críticas hasta cierto punto fundadas, por andar manipulando, de alguna manera, la planeación en el MCC.

Con esta aclaración dispongámonos a clarificar y detallar hasta donde sea posible las etapas prácticas de la planeación.

En el primer tema “Planeación: una herramienta...” definimos lo que era planeación estratégica, el objetivo y los cuatro pasos de la planeación, por lo que obviando estos conceptos, nos vamos directamente a especificar y explicar las etapas de planeación más ampliamente.

Otra aclaración, este servidor no es un experto en el tema, pero para lo que se va a exponer no se requiere serlo. Esto requiere un poco de lectura sobre el tema, un poco de sentido común y un poco de experiencia en el servicio dentro del M.C.C.

Y por último, estas etapas de planeación te pueden ayudar en tu vida diaria, ya que puedes aplicarlas en tu trabajo, en tu familia y en cualquier actividad en que estés involucrado. Si así fuera, el más satisfecho y honrado, sería este servidor tuyo.

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

1. PENSAR.

2. REUNIRSE Y COMPARTIR.

3. PREPARAR UN PLAN DEFINITIVO. 

4. ORGANIZAR EQUIPOS.

5. PROGRAMAR.

6. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.

ETAPA 1.-

PENSAR

  Momento de reflexión, de oración.

 Analizar los objetivos.

 Situación del Secretariado actual.

 Selección de Equipo de trabajo.

En Cursillos enseñamos que siempre que vayamos a hacer una actividad, iniciar el día, etc., lo primero que hay que hacer es ponernos en las manos del Señor. Para este caso es imperativo y primordial la oración, el momento de intimidad con Dios, el hablarle de nuestro compromiso, pedirle luces, invocar al espíritu de amor para que derrame sus dones, que nos aliente, nos fortifique y mueva nuestra voluntad; nos active, nos haga creativos, humildes, en fin, tantas cosas que pedirle y agradecerle. Esto nos dará una motivación especial para el feliz éxito de nuestra encomienda.

Un elemento de análisis es el objetivo que perseguimos. Debe ser claro y específico. En este caso de un Secretariado, Escuela o área de trabajo son muy claros. Lo pueden leer en las Normas o Estatutos Nacionales o en sus propias Normas, si es que las tienen, y si no, aquí mencionamos algunos que pueden servir de base para determinar sus propios objetivos.

OBJETIVO DE UN SECRETARIADO.

1. Coordinar, impulsar y servir al MCC en la Diócesis (o en la Escuela, o en el centro o en un área determinada, según sea el caso).

2. Ser custodios de la identidad del Movimiento.

3. Promoción, desarrollo y orientación del MCC.

(Ver Ideas Fundamentales No. 574 al 579).

De estos objetivos generales pueden nacer algunos objetivos particulares.

Dentro de esta etapa consideramos la situación en que se encuentra el Secretariado, Escuela, etc., en cuanto a recursos humanos, materiales y espirituales (esto nos servirá para sentar las bases de lo que tenemos y lo que queremos).

Si suponemos que es un Secretariado, Centro, etc., que va a iniciar sus actividades, el responsable deberá seleccionar su equipo de trabajo.

Aquí se debe tomar en cuenta a aquellos elementos que estaban en los anteriores Secretariados y que hicieron una labor positiva para tratar de dejarlos en su puesto o en otro que sea idóneo.

Sería idóneo poner en los puestos a gente culta o de regular posición económica, pero la experiencia nos señala que éstas personas siempre están muy ocupadas y desatienden sus obligaciones apostólicas. Siempre es más conveniente tener gente que aporte tiempo, que quiera al Movimiento y que tenga voluntad para trabajar (le eche ganas) en lugar de llamar a los mencionados arriba.

ETAPA 2.-

REUNIRSE Y COMPARTIR

  Discusión de ideas, compartir experiencias (lluvia de ideas).

 Se esbozan uno o varios planes preliminares.

En esta etapa el responsable reunirá a su equipo compartiendo ideas y experiencias sobre el plan a seguir, esto como una lluvia de ideas que se van depurando hasta llegar a uno o varios planes preliminares.

ETAPA 3.-

PREPARAR PLAN DEFINITIVO

 Su duración.

 Razonablemente realizable.

 Que señale prioridades.

 Que se fijen responsables.

Es ya el momento de concluir el plan definitivo, cuál será su duración, etc., tomando en cuenta que sea razonable y sobre todo realizable. Es preferible iniciar con un plan no tan ambicioso porque muchas veces se vuelve difícil y si no se llega a feliz término, el equipo puede desilusionarse. Señalar prioridades y fijar responsables.

 ETAPA 4.-

ORGANIZAR EQUIPOS

 De acuerdo al plan general, cada área o sección seleccionará su equipo de trabajo.

 Se les adiestrará en el trabajo a realizar.

El plan general nos indicaría los equipos que tenemos que

formar (Escuela, Precursillo, Tesorería, etc.).

Aquí hay que tener cuidado de no estarse peleando a los Dirigentes para que integren determinada área. Hay que invitarlos y que ellos seleccionen libremente dónde quieren trabajar. Eso sí, el responsable deberá adiestrarlos en el trabajo a realizar. Se da el caso de Dirigentes que están en Precursillo o Poscursillo y no saben en qué consiste su área.

ETAPA 5.-

PROGRAMAR

 Un plan puede contener varios proyectos.

 Un proyecto puede contener varios programas.

 Un programa puede contener varias líneas de acción.

 Cada área o sección tendrá sus proyectos, programas y líneas de acción considerando:

- Los recursos humanos.

- Los recursos materiales.

 Dependiendo el caso los programas, proyectos y líneas de acción deberán contener:

- Cómo se va a hacer.

- Quién o quienes lo van a hacer.

- Cuándo inicia y cuándo termina.

En el mundo de la administración y planeación muchas veces se confunden las palabras plan, proyecto o programa. Algunas personas a los proyectos les llaman planes y viceversa y su lenguaje puede ser justificable.

Nosotros vamos a definir de acuerdo a nuestro criterio estas palabras y en especial su alcance.

El plan es todo el universo que se planea en forma general. Ejemplo: El plan general del Secretariado Diocesano.

Dicho plan puede tener varios proyectos.

Ejemplo: El plan general del Secretariado contiene un proyecto de tesorería, precursillo, poscursillo, etc.

Cada proyecto puede contener varios programas de trabajo. Ejemplo: El proyecto de Tesorería contiene los siguientes programas:

- Colectar fondos.

- Estudio del costo de cada Cursillo.

- Venta de libros.

- Edición de libros, etc.

Los programas pueden llevarnos a líneas de acción. Ejemplo: Para colectar fondos se puede:

- Hacer eventos de varios tipos.

- Rifas o sorteos.

- Pedir cooperaciones, etc.

Es prudente comentar que en algunos casos se pueden obviar los proyectos o programas e ir directamente a la acción. Esto depende del plan formulado y de la forma particular de planear.

ETAPA 6.-

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.

 En períodos cortos de tiempo el responsable de área informará sobre el avance de su proyecto o programa.

 En períodos más largos (un año) se evaluarán los resultados.

Nota: En caso de que surjan problemas en alguna etapa (casi siempre los hay) el programa o plan se tendrá que modificar.